Correspondencia Recibida

Es todo documento recibido en la Institución a través de la mesa de entrada ya sea de organizaciones, instituciones externas así como de personas físicas, sea en forma de cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes. A dicha documentación recibida se le asigna un número consecutivo de expediente, dejando constancia del nombre de la persona que recibe así como la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley, Instituciones Públicas u otros requerimientos solicitados. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Correspondencia Enviada

Son todas aquellas notas oficiales emitidas por la Institución, en razón al cumplimiento de su misión, independientemente del medio utilizado, se remite a individuos o a Instituciones u organizaciones externas; asignándole un numero cronológico / año en curso, se realiza en dos copias a fin de retener para los archivos por lo menos una copia del original con el sello y firma de que fue entregado el documento al remitente.

Correspondencia Interna (interdepartamental)

Son todos aquellos documentos producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente mediante un acto administrativo (Resoluciones) en forma interna. Esta determinada por la interrelación entre el personal de la Institución e incluye aquella correspondencia o documentos generados en las distintas Direcciones o Departamentos de la misma Institución como: Memorando, Informes, Circulares, Avisos

Sistema de Mantenimiento

Todas las comunicaciones y/o documentos oficiales de carácter externo, una vez distribuido conforme a los procedimientos preestablecidos son archivadas conforme al numero de expediente recibido, en cuanto a los remitidos son archivadas conforme al numero cronológico asignado y los Memos internos conforman los documentos de respaldo de la solicitud respectiva.

Ejemplo: Si un memo interno original, un pedido de Resolución, pasara a archivarse en carpetas de respaldo de Resoluciones